Abrechnung
Ein White Paper zur Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe aus dem AVAnce XML Kochbuch.
Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe im Alltag
Rechnungsprüfungen und Zahlungsfreigaben finden im Alltag ständig statt. Am Häufigsten beim Austausch von Gegenständen gegen Geld.
 


So wird bei jeder Bestellung ein Kaufvertrag geschlossen.



Es kommt zur Lieferung und ...



... zur Rechnungsstellung.



Neben der Qualitätsprüfung wird die gelieferte Menge festgestellt und ...



... mit der beauftragten Menge verglichen. Stimmen Auftrag und Lieferung überein und ...



... wird dies durch die Rechnung korrekt abgebildet, dann erst wird gezahlt.

Bauleistungen


Durch die Vergabe wird ein auf einem LV basierender Vertrag über Lieferungen und Leistungen geschlossen und beauftragt.



Die Arbeiten wurden vom Auftragnehmer komplett oder teilweise ausgeführt und ...



... in Rechnung gestellt.



Die Feststellung der Mengen erfolgt z.B. als Aufmaß.



Aus den festgestellten Mengen und den Vergabedaten ergibt sich der Wert der Leistung in Form der Prüfrechnung.



Die Prüfrechnung und das eingegangene Rechnungsdokument sollten zur Zahlungsfreigabe inhaltlich deckungsgleich sein.

Abschlagsrechnungen
Ein Auftragnehmer hat die Möglichkeit während der Bauausführung vom Auftraggeber Abschlagszahlungen zu verlangen. Dazu stellt er Abschlagsrechnungen über die bereits erbrachten Leistungen. 
Kumuliert oder normal?
Durch eine Abschlagsrechnung wird der Leistungsstand zu einem vereinbarten Zeitpunkt festgestellt. Für die Fortschreibung der Mengen nach der 1. Abschlagsrechnung gibt es zwei Varianten:
 


Das erste Aufmaß (6*1+2*0,5) ergibt hier einen Wert von 7.



Normalerweise ergibt das nächste Aufmaß (2*1+2*0,5) einen Wert von 3, denn die 7 wurden ja schon vorher erfasst. 



Kumuliert (angehäuft) ergibt das Aufmaß aber einen Wert von 10.
In den 10 sind die 7 aus dem ersten Aufmaß enthalten!

Die Rechnungen sehen entsprechend aus:

 
normal

oder
kumuliert

1. Abschlagsrechnung

7 * 1 € = 7 €

2. Abschlagsrechnung

3 * 1 € = 3 €

2. Abschlagsrechnung

10 * 1 € = 10 €
abzgl. 1. Abschlag  7 €
offen  3 €

10 = 17?
Während des Abrechnungsvorgangs die Variante zu wechseln kann zu unliebsamen Überraschungen führen.
 

Die kumulierten Mengen

entsprechen normal

  

1. Aufmaß  7
2. Aufmaß 10
--------------
Gesamt 10

1. Aufmaß  7
2. Aufmaß 10
--------------
Gesamt 17

 

Die normalen Mengen

  

entsprechen kumuliert

1. Aufmaß  7
2. Aufmaß  3
--------------
Gesamt 10

 

1. Aufmaß  7
2. Aufmaß  3
--------------
Gesamt  3

Schlussrechnung
Nach Fertigstellung und Abnahme der vereinbarten Leistung kann die Schlussrechnung gestellt werden.
Rechnungsprüfung in AVAnce XML
Die Prüfrechnung, also die Schlussrechnung aus der Sicht des Auftraggebers wird in AVAnce XML im Arbeitsbereich Abrechnung unter den Details angezeigt. Hier wird auch das individuelle Gerüst zum Aufbau der Rechnung(en) festgelegt. Dazu gehören insbesondere die Rechnungsanteile, wie z.B. Nachlässe oder Sicherheitseinbehalte.
 


Zu jeder eingehenden Rechnung wird in AVAnce XML ein Rechnungsvorgang angelegt.



Die festgestellten Mengen zum Rechnungsvorgang werden manuell oder als Aufmaß erfasst bzw. importiert.



Aus den festgestellten Mengen, der Vergabe und dem Rechnungsgerüst werden Prüfrechnungen erstellt. Sie werden gedruckt oder an eine Tabellenkalkulation übergeben.

 

Zahlungsfreigabe in AVAnce XML
.


Innerhalb der Verwaltung der Rechnungsvorgänge werden die angeforderten Beträge erfasst und mit den errechneten Beträgen verglichen.



Hier wird auch die freigebene Zahlung dokumentiert und ... 



... die Rechnungsübersicht ausgegeben.

 

 

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